How to Host Your Next Virtual Event Successfully – (An In-Depth Guide)

随着技术的发展和互联网的使用变得越来越流行，人们越来越熟悉做事。当大流行驱使人们在室内并将我们限制在虚拟的互动中时，这种趋势就加速了。甚至活动也在网上举行，允许与会者从世界一半的中途参加。

Now virtual events have become a valuable tool for businesses toengage their communities并销售他们的产品。如果您正在考虑利用虚拟事件，但不确定从哪里开始，请继续阅读以找出答案。我们为您提供有关如何托管下一个虚拟事件以及可以托管哪些类型的事件的深入指南。让我们开始吧。

添加您的活动

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成功托管下一个虚拟事件的深入指南：

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什么是虚拟事件？

虚拟事件完全符合名字的建议 - 它们是在线发生的事件。从Reddit上的非正式AMA会议到仅独家邀请网络研讨会，它可以是任何事情。它们通过社交媒体平台或专门的虚拟事件平台实时进行，可以通过188滚球地址实时视频，语音电话或社交媒体帖子。

通常，随着实时视频活动，主持人还可以在活动结束后可以进行按需查看。这是确保更多人可以访问活动的好方法，即使他们无法参加现场会议。

近年来，虚拟事件迅速引起了人们的注意，越来越多的企业意识到托管它们的成本效益。您不必花钱在租赁空间上，找出物流和设置这个地方。此外，当您有从不同州或世界各地参加的人参加时，它们是一个绝佳的选择。

However, some people may find the nature of these events impersonal since there’s no physical interaction. Issues with network, background noise, audio or video quality, etc. could also put a damper on the attendee experience. As a result of these problems, you could also risk not getting your message across clearly.

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Virtual Event Ideas and Examples

Now that you have a fair idea of what virtual events are, you might be wondering how you can use them to your advantage. Here are a few ideas for the types of virtual events you can host and real-life examples from brands.

虚拟会议和网络研讨会

尝试举办大型聚会实时视频会议或演示。这些类型的事件使参与者可以学习新事物，详细讨论主题，提出问题并互动。它们是介绍思想领导主题并促进观众参与的好方法。

虚拟会议或网络研讨会通常涉及各行业专业人士和专家讨论特定主题，例如行业的未来或现状。在某些情况下，您有一个主题专家就该主题讲话，而其他主题专家也有几位专家的小组。

另外，网络研讨会可能是针对教育的虚拟研讨会的形式。这将由专门的专家主持，该专家帮助观众学习如何做某事。专家通过分步过程对观众进行谈判，即如何完成特定任务或解决特定问题。

Moz regularly hosts webinars in which one of their in-house experts teaches SEO-related topics. For example, they hosted a webinar to teach the audience how to conductcompetitive researchfor a new website.

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Reddit Ama

随着越来越多的品牌意识到Reddit对影响消费者意见的价值，该平台可能被证明是托管虚拟事件的资产。更具体地说，AMA（问我任何事情）会议非常适合回答听众的最大问题并与他们建立更紧密的关系。

这也可以揭示您的观众对您的品牌的关注以及他们对整个品牌的感觉。如果事情按计划进行，并且您可以彻底和公开地回答问题，那么您的AMA会议可能会有助于提高透明度，这最终将使消费者的看法变得更好。

例如，“ Fogtown”的创建者（一个神秘/喜剧系列）举办了Reddit Ama会议。这有助于吸引该系列的可见性，并与合适的受众引起一些轰动。

您的Reddit AMA会议可以作为品牌主持。但是，更“个人”的选择是让您的团队成员之一主持AMA。这样，观众会感觉到他们正在与真实的人互动，而不是与品牌互动。

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Live Tweeting

虚拟事件不一定要在视频上进行。品牌也可以提高参与度通过现场推文会议，您可以在其中评论活动。理想情况下，该活动应该是您的听众感兴趣的事情，因此您可以让他们收看现场评论。

对于想要在游戏中实际上吸引粉丝的运动队来说，这是一个完美的解决方案，因为广播限制可能会阻止他们流式传输视频。例如，西汉姆联队（West Ham United）定期发推文，因为球队参加比赛。

gooalllll！

Kamarai Swyer以低迷的努力使锤子的领先优势！＃PL20-1（59）pic.twitter.com/2EoXhGYjWw

- 西汉姆联（West Ham United）（@Westham）2022年9月16日

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Social media live streams

最受欢迎的之一ways to host a virtual event is through social media live streams. Major social media platforms such as Instagram and Facebook give users the option to go live. This could play to your advantage if you know how to use it right.

在社交媒体上实时流媒体是实时吸引观众的有效方法。并且有很多方法可以利用它。您可以使用社交媒体实时流共享技巧和技巧，采访有影响力的人或行业专家，执行产品演示或活动主持人问答环节。

例如，诺德斯特罗姆（Nordstrom）托管了实时Facebook活动in which some of their in-house experts explored the topic of color therapy. Named the Fall Beauty Trend event, the hour-long session featured beauty experts and influencers. It also covered skincare tips and tricks and the hottest new beauty items people should know about.

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如何选择虚拟事件软件

Unlike with in-person events, you don’t have to elaborately plan a venue for your virtual event. You do, however, need to think about what platform to use. This is crucial to consider because the success of the event relies largely on the robustness of the platform.

如果您正在使用社交媒体主持活动，那么您基本上会分类。但是，对于通过虚拟会议和网络研讨会举办的会议，这是一个完全不同的故事。市场上有很多虚拟事件平台。188滚球地址选择要使用哪种软件时需要考虑一些事情：

• It should be scalable so it can support your needs even if you need to host larger events.
• 它应该是用户友好且易于浏览的，因此您团队中的每个人都可以不用麻烦地使用它。此外，如果您经常打算邀请第三方共同主持人和受访者，这是一个重要的考虑因素。
• 您应该能够记录事件 - 无论是用于内部记录还是要使活动可按需观看。
• 您应该能够自定义它，以便创建适合您需求的事件。例如，您需要考虑启用或禁用聊天的选项。一些平台也188滚球地址随附互动功能that allow you to conduct polls, which can be great for boosting audience interaction.
• It should be able to integrate with other tools such as ones to collect attendee data or send follow-up marketing emails.

目前市场上的一些领先的虚拟事件平台包括188滚球地址Hoppier和霍金。此外，您还有很多其他选择可供选择。确保您正在考虑要举办网络活动，虚拟会议还是团队建设活动。这将帮助您确定举办活动的最佳平台。

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9 Steps to Host a Virtual Event

您对要托管的虚拟事件以及如何选择正确的平台有一定的了解。现在，下一步是找出托管虚拟事件的实际步骤。这是您需要做的。

步骤1：建立明确的目标

像其他任何活动或活动一样，从明确的目标开始。您想通过这个虚拟事件实现什么？您想为品牌带来更多的认识吗？也许您想产生嗡嗡声以进行即将发布的发行版，或者您想开车newsletter signups?

无论最终目标是什么，都要清楚地概述它。然后，您可以将大纲转换为一个智能目标 - 一个特定的，可衡量的，可实现的，相关的和时间结合的。例如，如果您想使用虚拟事件来驱动新闻通讯注册，则可以将目标定义为：在启动活动后一个月内将新闻通讯注册增加5倍。

尽早定义一个明确的目标将为您提供更好的计划计划。此外，这对于衡量事件的影响也至关重要。

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步骤2：定义您的议程和演讲者

活动将是什么？虽然虚拟事件可以与任何事物有关，但重要的是要清楚概述主题以重点关注特定事件。这样一来，对话就可以遵循某种方向感，一旦活动结束，与会者可以明确的外卖。

Whether you plan on educating the audience, providing tips and tricks, or sharing some industry insights–make sure to decide on your agenda early on. This is also essential for planning the speakers for your event. Some brands may host virtual events with in-house experts as speakers while others may want to invite third-party experts to discuss the topic or answer interview questions.

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步骤3：确定细节

现在是有趣的部分 - 介绍活动的细节。这包括诸如事件类型和事件持续时间之类的详细信息。根据事件的发生地点，您甚至可能需要决定使用虚拟事件平台。

事件时机是需要战略性计划的关键要素。如果您期望来自不同州或世界不同地区的人们参加，则必须牢记时区差异并相应地计划时间。

For example, the Influencer Marketing Hub Live event is scheduled to take place at 9 am PDT. This timing is generally suitable across different time zones. For example, it’ll be around 9:30 pm for someone living in India, while someone in Norway could tune in at around 6 pm local time.

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步骤4：开发必要的内容

许多虚拟事件需要相应的内容。对于初学者，您需要promotional content通过电子邮件和社交媒体帮助推销活动。理想情况下，这将是突出议程，时机和扬声器的原始图形。

此外，某些类型的事件还将需要事实图形来详细说明和步骤。演示材料和信息图表通常是必要的。确保在活动上线之前就已经准备好了。

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Step 5: Assign moderators

提醒：人们并不总是很好，尤其是在没有亲自互动的互联网上。虚拟事件有可能试图破坏事物的垃圾邮件发送者和巨魔的风险。除非您对与会者进行检查，否则这可能会给与会者的体验造成损失。此外，如果您的某些与会者看不到眼睛，事情可能很快就会失控。

因此，重要的是要分配一些主持人，以便他们可以快速控制这种情况。他们可能需要踢出去并阻止某些与会者，甚至在某些情况下禁用聊天窗口。

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Step 6: Promote the event

Event promotion is everything! Remember that the success of your virtual event largely depends on how many people attend it. So, you have to get as many people as possible to attend it.

这意味着通过多个渠道促进活动 - 通过电子邮件，社交媒体和任何其他marketing channelyou may be using. You might even want to invest in paid advertising to get the event in front of even more people. For example, HeyGrowth promoted the following post announcing their Epic Web3 x HUMANS event and launched a targeted Facebook ad campaign.

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步骤7：仔细检查您的设备和设置

为了使您的现场活动无缝进行，您的音频和视频质量应该是一流的。最重要的是，您必须确保最小的背景噪声和网络中断，以便您可以清楚地传达信息。因此，在准备上线之前，请不要忘记仔细检查您的设置和设备。

确保您的背景不会分散注意力，以便人们可以专注于实际讨论。测试音频，视频和连接性，以确保所有内容都可以最佳地工作。您只想与几个内部团队成员一起上线，就可以给它一个测试驱动器。这将帮助您确定任何可能的问题，并在活动当天进行修复。

By testing everything beforehand, you can avoid unexpected delays due to technological issues. You’ll be able to ensure that the virtual event starts on time with minimal delays.

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步骤8：上线！

Once you have everything set up, it’s time to go live. Be punctual and start the event exactly when you say you would. This is important to maintain a professional brand image and establish credibility with your audience. You don’t want to keep them waiting too long due to unexpected glitches.

在活动期间，请准备吸引观众。您还可以让专门的团队成员对聊天中的消息做出响应，或对参加者可能遇到的任何问题进行故障排除。这将确保事件顺利进行，并且在此过程中遇到最小的问题。

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步骤9：准时跟进

After your event has ended, be sure to follow up with your audience. Send them follow-up emails thanking them for their participation. You could even include surveys and questions to collect feedback about the event. The insights from this feedback could then inform your future virtual events.

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准备虚拟事件成功

现在，您拥有开始计划下一个虚拟事件所需的所有信息。遵循上面提供的步骤和最佳实践，为您的品牌举办成功的虚拟活动。不要忘记收集有价值的与会者数据，以便您可以使用它来告知您的下一个活动并继续优化。