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您是否正在努力保持业务内容的井井有条和更新？您是否觉得自己正在浪费时间尝试寻找重要文件？如果是这样，可能是时候研究企业内容管理（ECM）软件了。
ECM软件可以帮助简化您的内容管理流程并节省您的业务时间和金钱。这是一个预计成长为925亿美元到2027年，内容为数字化转型提供了有关您的公司和客户的大量信息。
但是，大多数企业都在努力利用由于数据管理过程零散和缺乏数字化内容而导致的大量信息。随着公司内容量的增长，“内容混乱”变得越来越具有挑战性。本文探讨了ECM顶级软件，以帮助企业管理其内容并利用其带来的可能性。
您的业务在2023年需求的前十大ECM软件：
什么是企业内容管理（ECM）软件？
ECM是一个允许企业将其数字资产存储在单个存储库中的系统。这包括文档，图像，音频，视频文件，网页，电子邮件等等。基于云的平台或本地服务器可用于轻松访问这些文件。此外，该软件还提供了创建新内容以及编辑现有内容的工具。这使团队可以轻松在项目上进行协作，而不必担心跟踪同一文件的多个版本。
使用ECM软件的好处
提高效率
使用ECM软件的最大好处之一是提高效率。将所有内容都放在一个地方使您更容易找到所需的内容。
例如，如果员工需要访问他们在本地没有保存的文档，他们可以简单地搜索存储库，而不是跟踪原始作者或其他有权访问的团队成员。这消除了浪费时间通过无数的电子邮件或其他硬盘驱动器来搜索所需的文档。
增强的安全性
另一个好处是增强的安全性。通过将所有业务的信息存储在一个安全的位置中，您不必担心在不安全的设备或网络上共享或存储不同的版本。
该软件还可以使您完全控制谁可以访问哪些文档，并允许您根据组织内部的工作职责设置用户角色，并具有各种级别的权限。ECM确保只有授权用户才能查看机密信息或更改敏感文件。
降低成本
最后，使用ECM软件可以通过消除纸张副本和其他物理存储方法（例如CD和USB驱动器）来帮助降低与文档存储相关的成本。
它还消除了手动数据输入过程，因为所有文档均可在任何时间内从任何地方存储，即使没有可用的Internet连接，也可以从任何时候访问。这意味着花费更少的时间手动将数据输入数据库。
ECM节省了物理存储解决方案所需的人工成本和材料，例如归档柜或装满纸质文件的盒子，这些文件占用了办公室环境中的空间。
2023年最好的ECM软件10
这是针对中小型企业的最佳ECM软件解决方案。
1。alfresco
alfresco是一种创新的AI-ai-ai-a-ablectent Content管理系统，可帮助组织通过安全的电子档案有效地管理其文档和文件。这是一种全方位服务的ECM工具，可鼓励跨多方合作并提供AI驱动的数据分类。
它可以在一个文件夹下智能地分组类似的内容，并就其收到的内容提供宝贵的见解。它是NASA，美国海军和哈佛商业出版社等大型组织188滚球地址的顶级ECM平台之一。
特征：
- 文件管理
- 文档扫描和捕获
- 企业合作
- 商业智能，分析和见解
- 流程管理
- 案例管理
理想如果：您需要一个足够聪明的ECM来运行自动驾驶的内容管理过程
价钱：可应要求提供
2。Laserfiche
Laserfiche是需要自动捕获和组织文档的企业的最佳解决方案。他们对ECM的简单方法着重于两个不可或缺的功能：文档捕获和组织。
他们可以无缝捕获物理文档并以您所需的数字格式存档。捕获的文档被牢固地存储在可以随时访问的中央服务器中。他们还通过让用户在组织外部安全共享文件来促进合作。
特征：
- 简化的内容管理
- 自动文件组织
- 记录合规性
- 与Microsoft 365的无缝连接
- 可自定义的公共门户
理想如果：您想要一个易于管理的内容管理软件，可以管理大量数据
定价（每月用户）：
- 入门者 - $ 50
- 专业 - $ 69
- 业务 - $ 79
3。docuware
docuware帮助企业应对主要偏远优先的劳动力中的数据管理挑战。这是一个基于云的文档管理软件，允许企业设置自定义用户权限，因此来自任何位置的员工都可以安全地访问和编辑文件。
它解决了与数字化发票处理，销售和营销以及人力资源流程相关的共同挑战。它还迎合了中小型企业，寻找解决方案以数字方式改变其不断增长的运营。
特征：
- 智能文档控制
- 发票处理
- 员工管理
- 安全文件存档
- 智能索引
- 电子形式和签名
- 电子邮件集成
理想如果：您有一个主要的远程劳动力，需要简单的解决方案来数字化内容
价钱：定制定价
4。微软365
MS Office，MS Excel和MS PowerPoint等微软产品仍然是全球最大，最广泛的内容创建软件。工具可以在没有问题的设备上工作的能力使它们对各种用户无处不在。
和微软365，Microsoft Office Suite的用户可以利用基于云的软件来帮助他们将内容存储在云上，并与其他用户共享和协作。使用OneDrive，用户可以从任何设备安全地保存和访问其文档。
Microsoft 365是一种多功能产品，可迎合个人，小型企业和企业用户。对于企业用户，它包含各种应用程序，这些应用程序有助于工作管理，分析，安全，协作和内容创建。
特征：
- 使用不同的设备和操作系统
- 一流的生产力应用程序
- 访问数千个模板，字体，图标和照片
- 与其他用户轻松合作
- 高级安全和合规功能
- 强大的分析可帮助您了解企业的功能
理想如果：您的团队每天使用Microsoft Office产品
价钱：
业务计划（每月用户）
- 业务基本 - 6美元
- Microsoft 365应用程序 - $ 8.25
- 商业标准 - $ 12.50
- 业务溢价 - $ 22
企业计划（每月每年计费每月计费）
- Microsoft 365 E3 - $ 36
- Microsoft 365 E5 - $ 57
- 微软365 F3 - $ 8
5。盒子
这盒子是一个仅限云的SaaS平台，最适合需要可以快速实施的合作工具的公司。该平台与Microsoft 365，G-Suite和Slack集成，并具有干净，直观的UI，可增加用户的采用。
Box从2005年的文档协作工具开始谦虚的开端已经走了很长一段路。今天，它在一种解决方案下提供了协作，工作流程管理和安全性。它与1,500多个应用程序集成在一起，使其成为小型和大型企业的理想ECM。
特征：
- 业务计划的无限文件存储
- 有一个盒子盾可以防止数据泄露
- 无限的组织和外部协作
- 数据丢失保护
- 版本的历史记录和文件锁定
理想如果：您是一个中小型企业，正在寻找一个健壮且易于规模的ECM平台
定价（每月用户）：
- 业务开胃菜 - 7美元
- 业务 - 20美元
- Business Plus - 33美元
- 企业 - $ 47
- Enterprise Plus - 自定义
6。IBM
IBM是最受欢迎的企业内容管理工具之一，可帮助公司在其存储文档中利用大量客户数据。IBM是一种高级ECM，可让您捕获，存档，分发和自动化内容。
它具有AI引擎，可帮助分析内容，为公司提供新信息，以帮助他们改善他们的参与和为客户提供服务。IBM还可以帮助自动化业务流程并增强团队成员之间的协作。
特征：
- 内容管理
- 安全合作
- 云或混合解决方案
- 文档捕获和成像
- 自动文档分类
- 自动数据提取
- 自动化工作流程
理想如果：您是一家大型企业，需要高级功能来提高客户参与度并以降低成本提高员工生产率
价钱：可应要求提供
7。海兰
2022年Gartner Peer Insights认可海兰作为客户选择用于内容服务平台。188滚球地址这并不奇怪，因为其产品套件涵盖了每个ECM需求，包括安全的云存储，访问管理，信息管理和内容创建。
他们也因深入了解客户而闻名，因此他们可以推荐合适的产品和解决方案来支持其业务。因此，Hyland可以创建定制的解决方案，以帮助公司有效管理内容并立即检索它们。
特征：
- 安全，轻松共享和协作文件
- 深刻见解和分析
- 本地，云或混合软件部署
- 流线型工作流程
- 文档捕获和管理
理想如果：您需要一个定制的ECM来满足您组织的特定需求
价钱：可应要求提供
8。纸
纸通过提供一种方便的方法来捕获文档，将其安全存储在数字存储库中，并将其集成到无缝的工作流程中，来帮助组织管理数字文件。然后，该软件会自动为所有捕获的信息索引以易于检索。
该系统减少了批准时间，提高员工的生产率并提高客户满意度。PaperSave还与数千种第三方解决方案等集成CRM和生产力工具。
特征：
- 安全云部署
- 直观的网络和移动应用
- 版本历史，无论系统量或复杂性如何
- 强大的搜索功能
- 一致的工作流程
理想如果：您有很多必须持续数字化的物理文档
价钱：可应要求提供
9。OPENTEX
Opentext被Gartner认可为ECM的全球领导者，数千名客户信任该平台的数字转型需求。Opentext为银行，保险，医疗保健，制造业，供应链等公司提供服务。
它为那些需要本地内容管理解决方案以及需要迁移到云以获得完全远程体验的人提供了强大的解决方案。Opentext还可以通过完全管理的服务来指导组织从现场到云过渡。
特征：
- 易于配置的平台
- 智能AI功能
- 复杂的分析
- 安全数据交换
- 过程自动化
理想如果：您是一家大型企业，需要为全球工作的员工提供支持
价钱：可应要求提供
10。Docstar
Docstar是一种聪明且强大的ECM软件，可以智能地识别并消除捕获文档中的错误以提高其质量。除了通常的捕获，分类和文档索引外，它具有许多高级功能。
您还可以创建自定义和自动化的工作流程，以提高团队的生产力。DOCSTAR可帮助您自动化应付帐款，创建电子表格并有效管理人力资源文档。您还可以自动化销售文档并方便地管理云中的数据。
特征：
- 智能数据捕获
- 固定电子形式
- 流线型工作流程
- 本地，云或混合部署
- AP，销售订单和人力资源文档自动化
理想如果：您是一个中小型企业，需要自动化文档管理工具
价钱：可应要求提供
ECM解决方案的关键特征
以下是评估ECM解决方案时应考虑的关键功能列表。
强大的文件和资产管理
ECM是为一件主要事情而创建的，以帮助简化和组织公司的文档和数据。文档捕获，存档和检索是任何ECM工具的基本要素。但是，具有可自定义文件夹和访问验证的复杂搜索功能使得出色的文件夹脱颖而出。
ECM充当公司数据的中央存储库，从该存储库中搜索信息必须快速简便。出色的ECM将拥有正确的过滤器，以帮助员工快速搜索所需的文件。
安全和合规性
ECM为远程和混合工作安排建立了骨干。随着公司将数据迁移到云中，出色的ECM必须能够在内部和外部玩家之间提供安全的合作。
管理人员应该能够监视文件的处理方式，并且必须记录任何修订历史记录以进行适当的审核跟踪。可访问性权限和用户验证必须是提高数据安全性的点。ECMS还应遵循涉及数据获取，存储，检索和使用的区域和特定于行业的法规。
第三方集成
作为中央数据存储库，您的ECM必须能够从您的网站，CRM，供应商管理门户，HRIS和ERP等各种来源接收信息。出色的ECM软件具有与这些第三方供应商安全连接的API，从而实现了无缝操作。
混合托管环境
ECMS应该允许您选择如何存储数据。根据您的行业和需求，您可能需要一个纯粹的基于云的解决方案，因此远程员工可以在任何地方轻松访问信息。或者，您可能需要一个本地解决方案，以确保敏感数据的最高安全性。
复杂的分析
出色的ECM不仅存储数据；他们分析他们。借助ECM软件中的大量信息，您的组织应该能够获得有价值的见解来推动战略决策。一些ECM甚至提供了AI辅助功能，以进一步增强其所提供的知识。
最后的想法
投资企业内容管理软件是一个明智的决定，对于任何寻求提高效率和更好安全性的企业在组织内部多个部门或组织内的位置管理数字资产时。通过为用户提供从任何位置的任何设备中的数据快速访问，企业可以节省时间和金钱，同时保持对谁可以访问敏感文件的控制。
无论您的公司是大型还是小，投资ECM软件都可能是您的简化文档管理流程的解决方案，这些流程可以改善协作，同时确保数据免于未经授权的观众。
经常问的问题
ECM的未来是什么？
随着组织转向基于云和混合工作环境，ECM的前途光明。过去几年改变了人们的看法，随之而来的是需要更好，更安全的数据管理。
随着AI和大数据的技术进步，我们可以预期，ECM将继续发展不仅仅是中央数据存储库，它将成为更强大的业务工具。
最好的ECM是什么？
这些是2023年的最佳ECM软件：
- Alfresco - 最适合自动驾驶的工作流程
- Laserfiche - 最适合易于发呆的ECM
- docuware - 最适合主要偏远的劳动力
- Microsoft 365 - 最适合依靠Microsoft产品的公司
- 盒子 - 最适合中小型企业
- IBM - 最适合大型企业
- 海兰 - 最适合定制解决方案
- Papersave - 最适合那些有大量物理文件的人
- Opentext - 最适合全球劳动力的企业
- DOCSTAR - 最适合自动ECM
ECM应用程序的示例是什么？
ECM用于以下功能：
- 内容的数字化
- 文件管理
- 遵守数据政策和法规
- 知识管理
- 从多个位置进行跨团队的合作
