几乎72％的人在美国使用社交媒体。此外，在世界范围内，已经结束了35亿社交媒体用户。但是，使用社交媒体的不仅仅是个人用户。组织也利用它来销售自己。
在这种情况下，有必要为您的员工制定政策，以控制社交媒体的使用。让我们尝试了解什么是社交媒体政策，以及为什么您的组织必要。
什么是社交媒体政策？
从最基本的意义上讲，社交媒体政策是一份管理的文件社交媒体的使用for your organisation. It not only covers the social media accounts of your brand but also takes into account the personal social media accounts of your employees.
制定社交媒体政策变得棘手的一件事是事实社交媒体不断发展连续。如果您希望您的社交媒体政策保持相关性，则需要定期进行更新。同时，您需要确保文档简单易懂，以便所有员工都可以顺利进行。
现在您了解了社交媒体政策是什么，让我们看一下它的优势。
社交媒体政策的优势
A social media policy is a crucial document that can help you grow your brand’s presence and reputation online.
以下是为您的组织创建一个的一些优点：
- 帮助您始终如一地维护多个渠道的品牌标识
- 允许您为社交媒体创建内容，请牢记所有法律和监管要求
- 减少了安全漏洞的机会
- 帮助您快速应对PR危机以最大程度地减少潜在损害
- 阐明了您对员工的社交媒体使用情况的所有期望
- 授权的人物可以传播有关您品牌的信息并帮助品牌建设
现在，让我们看一下如何为员工制定社交媒体政策，以帮助您在线发展品牌。
如何为您的员工制定社交媒体政策：
1. Define Team Roles
当您为公司制定社交媒体政策时，必须分配团队角色。规划出谁拥有哪些社交媒体帐户还要记下他们对这些帐户的所有责任。
尝试添加这些人的名称，电子邮件ID和其他联系信息，以便其他员工可以轻松与他们联系。
您可能需要分配的一些职责是：
- Advertising on social media
- 监视社交媒体帐户的安全性
- 在社交媒体上发布并参与您的听众
- 监管和法律批准
- 训练
- 计划和制定社交媒体策略
- 应对危机
还必须指定有权在社交媒体上代表您的组织的人的姓名。
2.设置安全程序
您组织的社交媒体帐户无非是您的资产。这就是为什么有必要制定不惜一切代价保护他们的计划的原因。
这是必不可少的，因为那里有许多安全风险，如果您的社交媒体帐户被黑客入侵，它可能会损害您的品牌声誉。
请注意更改密码的频率以及谁负责管理密码。还必须保持所有组织的软件服务更新，以确保它们有能力抵抗任何安全威胁。
您还必须建立一个专门的团队来确保您的社交媒体帐户。这些是您的员工应该去报告任何违规或疑虑的人。
3.为社交媒体危机制定计划
你的社交媒体政策的最终目标to prevent a social media crisis. Your policy should thus outline all of the necessary steps that you need to take to safeguard your online reputation.
同时，您应该制定一个单独的社交媒体危机管理计划。该计划应详细说明您需要采取的所有步骤来遏制损坏。
It should include all emergency contacts and details of the key stakeholders. You should also assign very specific roles to different teams to manage the crisis. These include social media, legal, and PR teams, along with the top executives of the organisation.
该计划还应包括有关如何确定危机及其范围的详细信息。它还必须包括一个详细的内部沟通计划来应对危机。最后，它应该设定明确的层次结构以批准响应，以确保您只在适当的时间提供正确的详细信息。
4.包括法律和法规合适
社交媒体政策还必须包括有关您需要遵循的所有法律和法规合规性的详细信息。为此，您应该获得一些法律帮助。尝试尽可能简化这些要求，以便所有员工都能理解它们。
Some of the common compliances are:
- 隐私：您必须确保不惜一切代价保护客户数据
- 版权：无论您在社交媒体上发布的内容都必须没有版权，尤其是当您使用第三方材料时
- Confidentiality：该政策应概述所有内部通信的机密性的所有可能结果。
可能会有其他特定于地区的法律和法规要求，您必须在社交媒体政策中概述这些要求。
请注意，戴尔如何在其中添加有关法律的特殊部分全球社交媒体政策。
5.概述个人帐户的使用情况
除了您应该如何使用品牌的社交媒体帐户外，您的社交媒体政策还应包括员工应如何使用其个人帐户。您应该考虑在政策中放下几项限制。其中包括发布种族主义内容，仇恨言论，骚扰，欺凌，暴力威胁等。
在社交媒体上做这样的事情可能违反法律，也可能违背您组织的道德规范。您还应该让您的员工清楚地知道他们将对自己的行为负责。这可以帮助防止或减少此类问题的发生。
6.概述所有员工的角色
当您的社交媒体团队和公关高管接受培训以代表您的品牌交谈，但您的其他员工可能没有做好准备。您需要确保它们也保持责任。
因此，您应该概述所有员工在社交媒体政策中的作用。角色的选择完全取决于您的组织。
例如，当阿迪达斯’员工参加了与之相关的对话，他们鼓励他们提到自己的意见是他们自己的意见，而不是品牌的意见。相反，沃尔玛不鼓励其员工参加有关该品牌的任何对话。
7.政策的存在
一旦准备好了政策，您就需要确定它将上线和存在的地方。提出社交媒体政策的最佳场所之一是您的员工手册。这样，您所有的员工，包括新员工，都可以始终参考它。
另外，您可以将其放在组织的Intranet上，以确保所有人都可以使用它。如果您想公开社交媒体政策，也可以将其放在外部网站上。
许多受欢迎的品牌喜欢英特尔已经在外部网站上发布了社交媒体政策，以供听众阅读。
当您启动社交媒体政策时，请务必向您的员工宣布。这将确保有很多争论可以在需要时进行改进。
8.查看它
就像所有其他政策一样，您的社交媒体政策也应是相关和最新的。使用过时的社交媒体政策可能无济于事。您应该安排年度或半年对您的政策进行审查，以确保其仍然相关。
更新所有联系信息，以确保每个人都知道谁对什么负责。此外，您应该在给定期间讨论社交媒体上发生的所有更改，并相应地更新您的政策。最后，不要忘记记下修订日期。
注意如何FedEx已将收养日期和修正的日期纳入其社交媒体政策的底部。
最后的想法
为了确保您的品牌在社交媒体上增长并保持声誉，您可以起草社交媒体政策。清楚地定义团队和员工的角色，并设置安全程序。起草一项计划，以防止和打击任何社交媒体或公关危机。您还应包括员工需要遵循的所有法律和法规要求。
还必须包括有关您的员工应如何使用其个人帐户的部分。确定政策将在哪里进行，并继续定期更新，以确保其相关和有效。立即开始起草您的社交媒体政策。
