The Benefits of a Digital Workplace and How to Build One

工作的未来是灵活的，越来越多的工作世界在线移动。面对大流行，更现代的工作场所迫使公司重新考虑其传统工作模式。取而代之的是，越来越多的组织正在网上转移并采用数字工作场所。

The changing attitudes on remote work are increasingly evident: studies show that83％的雇主比如说remote work为他们的公司取得了成功。采用数字工作场所的普及正在增长。

数字工作场所使工人可以在线协作，无论员工的位置或一天中的时间如何。当今的数字工作场所代表了工作的不断变化以及来自更遥远和协作的工作方式的新机会。

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The Benefits of a Digital Workplace and How to Build One:

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什么是数字工作场所？

数字工作场所是一个技术框架，它将组织的应用程序，数据和端点集中在一个主要的在线空间中，使员工可以以协作的方式在线工作。

This digital framework is a powerful unification of the work process for any company and allows employees to access their data and applications in real time, no matter the device or the location. The most successful digital workplaces provide more than a way to access data, though: they provide the end user a unified and secure working experience.

一个数字工作场所，也称为虚拟工作区或数字工作区，将操作系统，文件，应用程序，数据等汇集到用于管理系统的IT专业人员的基于云的后端。由于所有内容都是数字化的，因此IT专业人员可以在用户和单个登录（SSO）之间实现功能，以进行身份​​认证。

您如何确定数字工作场所？数字工作场所的功能包括：

虚拟化

无论该平台是台式机还是移动设备，数字工作场所都可以使用户端到端访问他们需要远程工作所需的所有资源。188金宝慱网站对于最终用户，数字工作场所应该感到无缝。

Collaborative Tools

协作是远程和灵活的工人的关键。这就是为什么所有数字工作场所都具有集成到其数字工作场所的文件共享，数据共享和内容协作工具的原因。无论设备如何，这些应用程序都可以帮助团队更好地与编辑和审查工具一起工作。

端点管理

IT专业人员建立了数字工作场所，以使他们对员工在不同设备的不同位置工作时如何进行更大的控制。借助统一的端点管理系统，最终用户（工人）可以使用其笔记本电脑，智能手机，平板电脑和其他设备 - 并在所有这些设备中获得相同的中心体验。

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数字工作场所有什么好处？

建立数字工作场所是一个耗时的过程，对于您公司内的IT专业人员来说，可能需要数周的时间（即使不是数月）。但这是任何灵活的工作安排的关键部分。这是一些关键好处。

1.统一员工经验

当组织考虑其大流行期货时，“灵活的工作安排”的主题可能会发挥作用。如果您的组织为员工采用灵活的工作安排，您应该期望有些员工远程工作 - 而另一些员工可能会在办公室工作。他们将如何合作？这可以通过凝聚力的数字工作场所来实现。

强大的协作数字工作场所可以帮助您改变员工在新的工作世界中的经验。在大流行期间，许多企业发现他们的过程和工作实际上可以从世界任何地方完成。有了新的，更灵活的工作安排，您就有机会吸引新的顶尖人才 - 无论他们的地理位置如何。反过来，您的员工可以选择最适合他们的位置，设备和时间 - 所有这些都可以通过您的数字工作场所来增强。

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2.增强的安全保护

有了一个新的数字工作场所，许多组织会发现他们对其安全性有更大的控制权。IT团队可以利用网络流量，文件，用户等，以更好地保护公司。

如何？数据泄露，恶意软件和最终用户错误可能对您的公司和您的业务有害，尤其是在管理用户数据的情况下。可以在您的数字工作场所内置机器学习和人工智能（AI）工具，以更好地保护您的公司。

此外，如果用户实现了SSO访问系统，则您的数字工作场所将更加安全，因为用户可以管理密码更少。杂乱无章的密码较少，对您的公司的风险较小。

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3.灵活性

Flexibility is increasingly becoming more important to workers in the new world of work. AnInsider and SurveyMonkey survey在1,100名美国员工中，有近33％的人想要任何新职位的远程工作选择。在这些受访者中，有41％的女性想要远程灵活性，而男性只有21％。

If your company is transitioning to a more flexible environment, permanently, a digital workplace is critical to your organization’s success. Digital workplaces can offer employees greater flexibility than in-office set-ups. With virtual desktops and other new technology, employees can feel empowered to work whenever best fits their schedule (after dropping off their child at school, for example), and wherever they want (at a cafe, for example).

员工掌握了权力，这使他们对自己的工作与生活平衡有了更大的自治意识。这种新发现的灵活性也可以被证明是人力资源团队的强大工具。为当前的员工和准员工提供灵活性，可以帮助提高人才保留和人才招募。

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4.增加员工保留率

Many employees seeking new positions during “The Great Resignation“ 是寻找更灵活的工作。员工体验是寻找新工作的最重要要素之一，研究表明。在您的组织中建立了数字工作场所，您的人力资源团队可以在后口袋中使用灵活的工作优惠感到舒适和自信地招募顶级人才。

此外，有了更大的灵活性，员工觉得自己可以尊重和信任他们的领导者，从而提高对公司的忠诚度。员工满意度可以增加工人长期留在公司的总体可能性 - 并降低员工周转成本。

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5. Reduced Employer Costs

IT基础架构可能需要花费一分钱才能继续运行，尤其是在扩展您的数字工作场所以包括数百或数千名员工时。当然，保持数字工作场所启动和运行将是昂贵的。

但是支付办公空间的费用可能会大大增加。数字工作场所意味着雇主可以减少其整体办公空间；一些公司可以选择整体上消除办公室。公用事业和商业平方英尺可能会为雇主节省大量资金。

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6. Better Customer Service for Clients

数字工作场所通常会为公司提供新的和新兴的技术。以大流行为例：一些公司首次采用了缩放会议。仅在大流行期间，Zoom每日用户超过3亿。实际上，Zoom是Apple’s most downloaded app在2020年。该应用程序在2019年的整个过程中仅增加了199万用户，然后到2020年2月底增加了超过220万个变焦用户。

借助新技术和分析，客户服务行业的工人可以接受这项新技术，以为客户建立更好的客户服务体验。这是双赢！

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7. Better Collaboration Across Teams

A digital workplace, as mentioned above, often incorporates new technologies. These new technologies can encourage easier, more streamlined communication between coworkers, leaders, and managers.

如何？Easier meetings, for example. Plus, data, documents, and images can all be shared interchangeably, seamlessly, so employees can work on big picture projects together - no matter where they are located.

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数字工作场所面临哪些挑战？

尽管建立数字工作场所有很多好处，但如果无法正确管理，可能会有一些缺点。

1.培训

许多转向数字优先的公司和组织通常会忘记，并非所有的工人都可能对数字化转型感到满意。实际上，许多年长的工人可能会感到数字化的转变。One study by WorkingWise.com发现85％的职业和年长工人愿意学习新技能。75％的受访者说，他们没有觉得雇主重视自己的软技能，通常是雇主追捕的。

在过渡到数字工作场所时，如果没有适当的培训，公司可能会发现，无论年龄多大，他们的某些员工都难以跟上。反过来，这可能会导致员工感到被低估 - 并出于某种原因离开公司。

在进行任何重大更改（尤其是数字工作场所）时，请务必花时间培训每个员工如何使用系统。没有适当的培训，员工将无法有效利用新工具来使生活更轻松，更高效。研究从未来的学习中表明，许多工人需要更多的技能来管理其数字工作场所，从了解如何使用Microsoft Office到了解Google Suite。但是，如果没有适当的培训，这些工具就会令人头疼。这也确保每个人都使用相同的方法，例如，将文件上传到文件共享系统。

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2. Security and Protection

对于使用数字工作场所的组织来说，安全已成为最严重的问题之一。数字工作场所通常意味着在公司的数据库中添加新的程序和应用程序 - 这意味着增加为IT团队管理的更多风险。此外，数字工作场所鼓励更多共享。这意味着它需要时间来建立一个具有可扩展安全功能的更强大，更有弹性的数字工作场所。不幸的是，以这种方式锁定安全性并管理数字工作场所的安全性通常是具有挑战性且耗时的 - 并非所有公司都会满足这一需求。

安全性问题可能会导致数据泄露。对于公司而言，数据泄露可能会昂贵，并且可能导致公共关系噩梦。实际上，IBM发现数据泄露成本大流行期间达到17年的高度。同样，有71％的IT专业人员报告自COVID-19开始以来，安全威胁或攻击的增加。主要罪魁祸首？网络钓鱼。这些事件在大流行期间变得更加困难，因为公司经常没有警告，没有适当的准备就可以急剧地转移到在线环境中。

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3.集中化

With many applications comes many notifications. Many digital workplaces can seem extremely overwhelming to employees, especially when these workers only had to manage one or two different types of notifications before (email notifications and Slack notifications, for example).研究表明，自大流行以来，大多数人被要求学习至少一个新计划。

使用数字工作场所，工人将需要自己管理每个应用程序。与手机不同，Slack，Teams和SharePoint的通知不会自动聚集在一个整洁的显示器中。相反，工人必须单独检查每个应用程序。这种转变可以降低工作效率并随着时间的流逝而导致倦怠，尤其是当工人需要新发现的能量来检查每个应用程序的工作职责时。

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4.搜索功能

如果您以前曾在数字工作场所工作，那么您会了解找到适当的文档的困难。工人可能至少要花15分钟的时间来寻找他们需要提交报告的文件。许多数字工作场所不包括综合搜索接口工具来促进工作。

为什么？好吧，由于数字工作场所通常包含各种工具，因此通常可以在各种平台之间进行信息。188滚球地址一个报告可能会上传到Microsoft Teams SharePoint，而另一个文件可能刚刚将其上传到Slack或通过电子邮件发送。不幸的是，许多数字工作场所的现实是相同的，无论公司还是员工：很难找到文档和信息。

例如，客户服务伙伴可能无法在一个集中的地方找到其所有客户对话。培训和入职材料可能很难找到，因为它们是在电子邮件中发送的，并且从未上传到中央文件系统。

当搜索功能受到限制时，结果是有限的，最终用户找不到所有相关数据和文件以尽最大的能力来完成其工作。结果，该经理在依靠不完整或旧数据时可能会做出重要的业务决策，从而影响底线。

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了解如何实施数字工作场所

实施数字工作场所可能很困难，尤其是对于尚未开始数字化转型的公司而言。在开始公司的数字工作场所旅程时，请考虑以下因素：

想象

您的数字工作空间将如何在大局中工作？在构建全面的数字工作场所之前，领导者需要弄清楚该数字工作场所将如何与现有的业务目标和您现有的数字转型一起工作。

大流行迫使许多业务领导者采用远程工作并迅速建立数字工作场所。实际上，67％的决策者说由于大流行，他们以加速的速度采用了数字技术。现在，随着世界进入大流行的未来，领导者正在考虑对其系统进行大修和改进 - 或扩大它们。

但是，在进行任何重大更改之前，要了解为什么需要做到这一点至关重要。贵公司是否需要更好的网络安全基础架构？您的员工想要一个更好，更集成的系统吗？对现有数字工作场所的任何更改都应暂停，直到领导者，利益相关者，人力资源专业人员和IT专业人员就平台的新目的达成了明确的协议。188金宝慱网站

不要忘记考虑整体成本。毕竟，IT基础架构可能很昂贵，尤其是当您需要为团队扩展基础架构时。研究表明，IT领导人在大流行的前三个月中每周额外花费150亿美元，以更好地支持员工的远程工作和网络安全。

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Strategy

How, exactly, will your team build the digital workplace? Before you start building, or make any changes, ensure you have your strategy and goals in place. Will your digital workplace enhance your workers’ hard work, or make their lives more difficult? Your strategy should help align initiatives, research, marketing, sales, customer support, and all elements of your business, to work more efficiently and collaboratively. This means that companies should take an interest in how their employees spend their days, what their processes look like, and what they might need out of a digital workplace. More on this later.

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Employee Experience

研究表明，全球只有一半以上的员工报告感到高兴并从事他们的工作。这是一个很少的数字，尤其是考虑到高度参与的员工接近90％离开工作的可能性降低。

您的数字工作场所有助于增强员工体验吗？员工应该有信心找到相关的入职文件，在没有问题的情况下提交时间休息，并每天用小障碍工作。请记住，数字工作场所不仅仅是工作：它是为了增强员工的整体体验。

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Collaborative Tools

大流行将许多社会和协作工具移至工作中的“必备”专栏中，研究显示; as a result, the collaboration and social tools market is projected to see a 17% increase in revenue by 2022.

协作是任何数字工作场所的关键。构建数字工作场所策略时，请确保您的工具有助于促进协作。如果您的员工在世界各地，这一点尤其重要。

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了解员工角色

每个公司都有许多不同的员工s doing different jobs - and using different tools to get their jobs done. As a leader instituting this digital shift, it’s your responsibility to fully understand what each worker does day-to-day and how they operate successfully. The systems used by human resources professionals may be vastly different from your marketing professionals and vastly different from your customer service team.

除了日常功能外，领导者还需要更好地了解员工如何度过一天的时间。您的营销团队是否在移动设备上工作？您的销售团队如何消耗技术？您的工人对您的组织的运作有很丰富的了解吗？这些因素都将在建立成功的数字工作场所中发挥作用。

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What Do You Need to Implement a Thriving and Successful Digital Workplace?

了解组成数字工作场所并实施该工作场所的要素是两个完全不同的目标。一旦您拥有策略，这里就有一些实用技术来建立成功的数字工作场所。

➡️数字安全

您当前的IT基础架构有多安全？建立数字工作场所的涉及比IT设置的标准办公室更多的因素。如果您的团队希望建立一个安全的数字工作场所，则需要考虑到适当的所有因素：社交媒体，云技术，移动计算等。

至关重要的是要尽早参与其中，这样他们就可以让您知道什么是可能的，不可能的以及需要第二次浏览。建立安全的数字工作场所的现实是指实施程序以防止数据泄漏和其他不幸。另一方面，必须对员工进行安全且安全的方式处理数据和内部文档的培训，以避免泄漏或数据泄露。

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➡️相关应用程序和工具

您的办公室可能已经使用电子邮件服务，聊天服务和一些基于Web的应用程序运行。但是，成功的数字工作场所应包括各种可扩展的基于业务的应用程序。这些工具应有助于促进业务计划和目标，并实现增长空间。

此外，企业应始终包括知识管理应用程序和协作平台，以确保安全的工作场所。188滚球地址文件存储和通信是许多工人成功完成工作的两个关键业务需求。最终用户应该能够轻松地将项目文档存储在一个中心位置，如果需要，他们可以一起在文档上工作。

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➡️移动使用vs桌面用法

最终用户可以在任何设备上访问您的数字工作场所吗？并非所有用户都希望将其桌面计算机用于所有日常活动。用户需要从任何与Internet连接的设备访问业务应用程序。

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➡️Telecommunication Tools

电信工具在大流行的工作世界中是不可谈判的。成功的数字工作场所必须包括视频和语音通信工具 - 在公司内部和外部的网络或VPN内部。视频会议工具和呼叫服务可帮助用户实时沟通，并帮助促进协作。

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➡️机动性

您的最终用户可以在一天中的任何时间访问您的业务应用程序吗？随着越来越多的工人遵守灵活的工作时间表，无法保证您的员工都会以9比5的稳定工作。因此，任何成功的数字工作场所都将允许用户选择工作的位置和工作时间。

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Conclusion

随着越来越多的公司转向数字未来，领导者需要考虑建立功能齐全的数字工作场所的重要性。为了建立一个成功的环境，请考虑让整个公司的利益相关者进入，以确保每个人都可以在新的工作流程中有效地运作。毕竟，您希望您的数字工作场所能够增强和提升员工 - 不要让他们陷入困境。